De los correos al control total: cómo automatizamos reservas de Civitatis y Guruwalk sin API

El dolor cotidiano de los operadores turísticos modernos

Si gestionas actividades turísticas sabes lo que significa vender en Civitatis, Guruwalk o cualquier otro marketplace que no expone una API:

• Decenas de e-mails diarios con reservas y cancelaciones.
• Cupos que cambian al minuto y acaban en overbooking o plazas vacías.
• Hojas de cálculo para cuadrar comisiones, pagos a guías y resellers.
• Tareas repetitivas, riesgo de error y tiempo perdido que podrías dedicar a escalar tu negocio.

Este artículo explica cómo resolvimos ese problema para una agencia con operaciones en 14 ciudades, creando una plataforma a medida que no solo centraliza su operativa, sino que convierte correos en acciones automatizadas. Si eres product manager, director de operaciones o fundador de una empresa turística, esto te interesa.

El reto que aceptamos

Nuestro cliente necesitaba una solución que:

1. Centralizara su inventario, reservas, pagos, comisiones, reviews y sistema de afiliación.
2. Diera servicio a múltiples filiales bajo marcas distintas (modelo multitenant con skins).
3. Eliminara la carga manual de integrar las reservas externas que llegan de agentes externos por correo electrónico

La plataforma: una vista de 360 °

Aquí presentamos una serie de módulos que se implementaron:

• Multitenant con skins personalizados: una sola base de código, múltiples marcas, colores y reglas.
• Catálogo y disponibilidad: Precio dinámico, cupos, variaciones por idioma/hora
• Motor de reservas: Flujo omnicanal B2B y B2C, pagos seguros, vouchers automáticos
• Planificación: Asignación de guías y distribución de clientes en los tours
• Comisiones y liquidaciones: Cálculo en tiempo real para afiliados, guías y resellers
• Autofacturación: Sistema de facturación automatizado con pagos y cobros automatizados a guías, proveedores,…
• Valoraciones y reputación: Sistema de reviews verificadas conectadas con CRM

Cada empresa, proveedor, afiliado y guía entra con su propio rol; la capa de tenant aplica la marca corporativa, ajustando colores, logos, dominio y reglas de negocio sin duplicar código.

El arma secreta: leer e‑mails como si fueran APIs

1. El problema

Marketplaces como Civitatis o Guruwalk no ofrecen integración técnica. Solo envían e-mails como este:

«Reserva confirmada: Free Tour Madrid – 3 mayo, 10:00, 4 personas, Español.»

Sin webhooks, sin endpoints. Resultado: inventario desincronizado, guías avisados a última hora, errores de cálculo y falta de trazabilidad.

2. Nuestra solución end‑to‑end

Conector de correo seguro

• OAuth/IMAP; sin almacenar credenciales planas.
• Filtros por remitente y asunto para latencia < 30 s.

Motor de IA ligera

• Transformers multilingües entrenados con +5000 plantillas de e‑mail.
• Extracción de: fecha, hora, nº personas, idioma, ciudad.
• Detección de cancelaciones mediante clasificación semántica.

Matching inteligente de tours

• Algoritmo de similitud entre el asunto y el catálogo interno (fuzzy + ID ocultas).
• Tolerante a nombres comerciales distintos: “Free Tour Centro” ↔ “Walking Tour Old Town”.

Orquestación de eventos

• Inserta la reserva, actualiza capacidad, recalcula comisiones y notifica al guía — todo en segundos.
• Si se detecta cancelación, deshace la asignación, ajusta el payout y libera la plaza.

3. Impacto real

• Tareas manuales de back‑office pasaron de 8 h/semana a 1,5 h/semana
• Overbooking de un 3 % de reservas a un 0,2 %
• Time‑to‑market de nuevos tours de 5 días a 1 día
• ROI del proyecto en menos de 6 meses

Lecciones aprendidas y próximos pasos

El e‑mail sigue siendo la API universal. Con IA y reglas bien afinadas, cualquier canal se puede automatizar.

Mismos principios, otros verticales. Ya estamos pilotando la misma lógica para atracciones, traslados y rentals.

Roadmap 2025:

• Captura automática de reviews post‑tour.
• Predicción de demanda para optimizar precios.
• IA generativa que sugiera upselling a guías y resellers.

¿Te suena familiar este problema?

Si eres director de operaciones, product manager o fundador con canales de venta que “solo” mandan correos, podemos ayudarte a convertirlos en un flujo 100 % sincronizado y sin errores.

¿Listo para pasar del copiar‑pegar al crecimiento escalable? Contáctanos y transforma tus correos en oportunidades sin fricción.